Аналіз роботи архіву Буринського районного суду Сумської області за 2012 рік

Аналіз роботи

архіву суду за 2012 рік

         Робота з архівом у Буринському районному суді Сумської області ведеться відповідно до Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді, Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду від 15.12.2011 року №168,  Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, зареєстрованих  в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 року №407/5598 із  змінами, внесеними згідно з наказом Державного комітету архівів №87 від 05.06.2007 року, а також Переліком судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом ДСА від 06.01.2006 року.

         Загальний стан приміщення архіву суду не в повній мірі відповідає вимогам " Положення про умови зберігання архівних документів ", затвердженого Наказом Державного комітету архівів України від 15 січня 2003 року № 6 у частині дотримання оптимальних умов зберігання архівних документів, так, приміщення архіву суду досить мале за площею, та не обладнане технічними засобами для створення і підтримання температурно-вологісного, світлового режимів зберігання архівних документів.

         В суді архів займає дві кімнати і знаходиться на другому поверсі двохповерхового будинку, вікно обладнане металевими гратами та оббите залізом, двері металеві, стелажі для справ дерев`яні, замок навісний, один комплект ключів знаходиться у відповідального за архів.

         Штатним розписом Буринського райсуду посада архіваріуса не передбачена, що значно ускладнює систематичне ведення роботи з організації архівної справи, а відповідно до наказу № 1 від 12 січня 2012 року " Про розподіл обов’язків в Буринському районному суді", відповідальною за роботу з архівом призначена секретар суду Мельник Антоніна Григорівна.

         Наказом № 16 від 05 листопада 2008  року та наказом № 8 від 12 грудня 2010 року " Про внесення змін до наказу № 16 від 05.11.2008 року" в суді створена експертна комісія у складі : голови комісії - Юша Л.М.,  та членів комісії : помічника судді Андрієнко Т.М., ст. секретаря суду - Деркач О.О., секретарів суду Мельник А.Г. та Андрейченко Н.В.

         Експертна комісія суду  розглядає номенклатуру справ поточного діловодства, перевіряє правильність визначення строків, протягом яких належить зберігати кримінальні, цивільні справи, справи про адміністративні правопорушення  та справи, які перебувають у загальному діловодстві, щорічно спільно з працівниками канцелярії суду та відповідальною за роботу з архівом добирає судові справи  для знищення,  розглядає акти про вилучення для знищення судових справ, справ загального діловодства  та інших документів , що не потребують подальшого зберігання, та погоджує ці акти з ЕПК державної архівної установи.

         В суді також розроблено типове положення про експертну комісію, засідання  експертної комісії проводяться за потреби, але не рідше двох разів на рік, рішення ЕК приймаються більшістю голосів і оформляються відповідним протоколом, який підписується головою та членами комісії.        Так, за 2012 рік в суді було проведено два засідання експертної комісії.

         Перед передаванням до архіву суду на всі судові справи та справи , які перебувають у загальному діловодстві і підлягають постійному зберіганню, складаються описи справ, кожний опис складається з річних розділів і охоплює певну групу документів .

         Підготовлені та оформлені судові справи та інші документи суду передаються канцелярією суду до архіву суду щороку за графіком, затвердженим керівником апарату суду. Передання проводиться не пізніше 1 квітня поточного року за рік, що минув, випадків порушення графіку передання справ і документів до архіву суду  за 2012 рік  не було.

         Судові справи передаються до архіву за обліково-статистичними картками, про передання їх до архіву в картці проставляється відмітка із зазначенням дати  передання.

         Передання до архіву справ та документів  проводиться за актами, у яких указується дата передання, номери справ та їх кількість. Акт підписують старший секретар суду, який передає справи та відповідальна за роботу архіву суду, що приймає справи, та затверджує голова суду.

         Справи з архіву суду видаються за відповідним журналом, під підпис та з дозволу голови суду.

         Судові справи та документи, строк зберігання яких відповідно до Переліків закінчився, вилучаються для знищення. Вилучення справ та документів для знищення здійснюють секретарі суду спільно з особою, відповідальною за архів.

         Вилучення справ та інших документів для знищення оформляється актами . Акти розглядаються ЕК, підписуються головою та членами ЕК, та  затверджуються головою суду .

         Вилучення кримінальних та цивільних справ для знищення проводиться спочатку за обліково-статистичними картками, у правому верхньому кутку кожної з яких вказаний кінцевий рік зберігання справи, а потім вилучаються справи, строк зберігання яких  закінчився. З вилучених для знищення справ для постійного зберігання вилучаються оригінали вироків, ухвал, постанов  та наступних ухвал і постанов суду вищого рівня.

         В 2012 році експертна комісія відібрала для знищення, як такі, що не мають наукової, історико-культурної цінності, втратили практичне значення, справи і документи, які не підлягають подальшому зберіганню в суді.

 Також були складені описи справ з особового складу за 2004-2009 роки та опис справ постійного зберігання за 2004-2010 роки.

         Судові справи та інші документи, що підлягають знищенню, передаються у подрібненому вигляді, що унеможливлює прочитання документа,  для спалення.